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企业的合同管理

编辑:广东美莎克律师事务所  时间:2011/06/29
经济合同是双方或数方当事人之间,为实现一定的经济目的,明确彼此的权利义务而签订的协议。依法成立的经济合同具有法律约束力,受法律保护。如果当事人不履行合同或部分不履行合同,都必须依法承担违约责任。在企业的生产经营过程中,往往要签订的各种各样的合同。为避免合同签订不当给企业造成不应有的经济损失,依法对企业的经济合同进行严格管理是企业管理的重要内容。 

一、 企业合同管理的概念和意义 

所谓企业合同管理是指企业对以自身为当事人的合同,依法进行订立、变更、转让、履行、终止以及审查、监督、控制等一系列职能活动的总称。它具有以下特征:第一,它是企业一种自我管理行为,具有很强的规范性。它要求企业集经济手段、行政手段、法律手段于一身,对自身签订的合同依照合同法及其他有关法律法规进行自我审查、自我监督、自我控制,对合同基本内容、签约程序、履行合同形式具体规范,统一管理,以达到自我约束、自我保护的目的。第二,它是企业生产经营管理不可缺少的一个重要组成部分。它适用于并涉及到企业经济、技术、贸易交往,合资、合营、联营、承包经营、租赁、基建投资、销售代理、客货运输以及劳动用工等项活动方面,并以合同这种外在的法律形式表现企业的生产经营活动。第三,它的内容具有广泛性。从横向看,企业合同管理与企业生产计划管理、原材料供应管理、技术管理、客货销售管理、成本核算管理往往融合在一起。因此企业的合同管理实际上融入到企业管理的方方面面,是企业管理的重要内容。 

加强企业合同管理是企业依法经营管理的具体体现。它要求企业的合同管理机构和人员对本企业各种类型的合同进行依法管理,保证合同的条款内容遵循有关的法律法规,不与其相抵触、相违背,将企业合资、联营、合作、承包经营、租赁、基建投资、销售代理、客货运输、劳动用工诸方面的生产经营行为,通过合同纳入法律轨道,使企业各种类型的合同,从签订到履行以及争议处理的整个过程都依法进行。 

加强企业合同管理,是企业从粗放型经营方式转变到集约型经营方式的重要手段和措施,是实现企业经济效益的重要保障。 

营利是企业的经营目标。因此,企业在 订立每个合同前都必须对合同内容的可行性进行研究,作周密细致的调查分析,确保企业的经营决策不失误。同时,所需签订的合同,应能够依法维护企业的合法权益。在一些企业,所签订的合同条款不规范,不严谨,不能准确表达其真实意思,导致在发生争议时,企业的合法利益不但不能通过合同得以保护和实现,甚至还遭受不应有的重大损失。 

二、 企业合同管理中存在的主要问题 

当前企业在合同管理方面存在的问题有以下方面: 

( 1)有些企业没有建立起严格的合同管理内部规章制度,企业业务部门和职能部门有关合同管理的职责不明,因此,合同管理比较混乱松散。 

( 2)有些企业的合同管理人员及签约人员对有关合同的法律知识知之甚少,不能根据法律的规定签订合同,结果导致所签订的合同因违法而无效,或合同条款不明确或遗漏重要条款,从而给企业造成重大经济损失。 

( 3)目前,有的企业还没有聘请自己的法律顾问,无人对合同进行审查把关,消除合同中存在的漏洞和隐患。 

三、 企业加强合同管理的建议 

针对上述几方面的问题,笔者根据多年从事企业法律顾问及律师工作的经验,建议企业采取以下几方面的措施,以加强对企业合同的管理: 

1、建立企业自己的合同管理机构或聘请法律顾问,履行以下几方面职责: 

•  宣传、学习有关法律、法规、政策; 

•  制定本单位合同管理办法,建立合同管理制度,负责合同管理日常工作; 

•  参与本单位重大经济合同的论证、起草、谈判和签订工作。监督本单位和下属单位经济合同的履行; 

•  参与经济纠纷案件的仲裁或诉讼活动; 

•  负责对单位各部门和下属单位合同管理人员的法律培训,并对他们的合同管理工作进行业务指导。 

2、建立合同审查制度。企业对外签订的合同须经企业的法律顾问审查,法律顾问参与重大经济合同的论证、谈判和签约工作,提出法律意见,然后交企业法定代表人或其指定的其他负责人最后审查、签字。 

3、建立合同专人负责制度。合同管理机构应设立合同管理员,专门负责合同的管理工作,统一管理本单位经济合同专用章,协助本单位法定代表人办理有关委托授权手续,并与企业各业务部门及财务等有关部门配合,监督合同的全面严格履行,对合同履行中遇到的问题,应及时向企业负责人及法律顾问报告,以便及时采取有效措施。 

4、建立奖罚制度,对违反企业合同管理规章制度,玩忽职守,造成经济损失的责任者,应按其情节轻重给予行政处分或经济处罚;对在合同管理中尽职尽责,有显著成绩,为企业避免或挽回经济损失的,应给予奖励。 

企业通过建立合同管理制度,使企业合同管理规范化、制度化,消除合同中存在的隐患,最大限度地避免经济损失,保障企业生产经营正常有序地进行。 

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